¶ Outlook
Jeder Lehrer und jeder Schüler erhält zu seinem Office Account eine (pseudonymisierte) E-Mail-Adresse, die automatisch erstellt wird.
Die E-Mail-Adresse kann sowohl über die Outlook App auf Windows/MacOS/Android/iOS und über Outlook Web Access abgerufen werden.
Bitte beachten Sie, dass eine Datenmigrierung notwendig sein kann. Mehr Details finden Sie unter Postfachmigration
¶ Adressbuch
Jede Schule hat ein eigenes Adressbuch, in dem sich alle Lehrer und Schüler befinden. Dieses Adressbuch wird immer nachts zugewiesen, dass heißt, wurde ein neuer Account angelegt, dauert es einen Tag, bis das korrekte Adressbuch zugewiesen wurde.
Überprüfen, ob Ihnen das korrekte Adressbuch zugewiesen wurde, können Sie in Outlook Web Access unter Personen -> Verzeichnis:
Sehen Sie dort die drei Einträge:
- GAL_XXX_ALLE
- RL_XXX_ALLE
- AL_XXX_ALLE
wurden Ihnen die korrekten Adresslisten zugewiesen.
¶ Abteilung
Um zweifelsfrei zwischen Lehrern und Schülern unterscheiden zu können (unabhängig vom pseudonym), erhalten alle Personen eine Firma und eine Abteilung:
¶ Automatische Weiterleitung
Gehen Sie zu outlook.office.com und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten aus der Schule an.
- Klicken Sie auf das Einstellungsrad rechts oben neben Irem Profilbild
- Klicken Sie auf E-Mail und auf Weiterleitung
- Aktivieren Sie die Weiterleitung und geben Sie eine E-Mail-Adresse ein.
- Setzten Sie einen Haken bei "Kopie weitergeleiteter Nachrichten beibehalten"
Die Weiterleitung wurde dann erfolgreich aktiviert.
Sie können nicht an alle E-Mail-Adressen E-Mails weiterleiten, bitte beachten Sie die Liste.
Sie können Ihre E-Mails ausschließlich an folgende E-Mail-Adress Domänen weiterleiten:
Tragen Sie eine andere E-Mail-Adresse ein, als die oben genannten, werden diese stillschweigend abgewiesen. Weder der Absender noch die als weitergeleitete Adresse eingetragende E-Mail-Adresse wird informiert.
¶ Funktionspostfächer
Schulen die Teil der MTK-Portal Beta sind, können Funktionspostfächer selbständig im Abschnitt "Office 365" -> "Funktionspostfächer" -> "Neues Funktionspsotfach anlegen" erstellen.
Geteilte Postfächer, wie zum Beispiel office@schuldomäne.de oder sv@schuldomäne.de werden auf Anfrage über ein HelpLine Ticket angelegt.
Dabei ist folgendes zu nennen:
- Gewünschte E-Mail-Adresse des Postfaches
- Name des Postfaches
- Personen, die auf diese E-Mail zugreifen müssen
Alle Personen, die auf diese E-Mail-Adresse zugreifen müssen, müssen in school@min angelegt sein und zu Office synchonisiert werden.
Es wird dann ein Freigegebenes Postfache erstellt, auf das jeder der oben genannten Personen mit seinem persönlicen Login zugriff hat, es wird also kein Passwort zwischen den zugreifenden Personen geshared.
Bitte erstellen Sie keinen Benutzer in school@min, die als geteiltes Postfach dienen sollen!
¶ Zugriff auf das freigegebene Postfach
Zugriff ist nur aus Microsoft Apps wie Outlook möglich. Apple Mail oder Thunderbird unterstützen das Einrichten der Funkionspostfächer nicht.
¶ Outlook im Browser
- Navigieren Sie zu Outlook Web Access und melden Sie sich an.
- Klicken Sie rechts oben auf Ihren Nutzernamen und dann auf "weiteres Postfach öffnen"
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des freigegebene Postfaches ein:
-> Jetzt öffnet sich in einem neuen Tab das freigegebene Postfach.
Möchten Sie beide Postfächer in einem Account öffnen, folgen Sie der Anleitung weiter:
- Wechseln Sie zurück zu Ihrem eigenen Postfach.
- Machen Sie einen Rechtsklick auf "Ordner" und wählen Sie dann "Freigegebenen Ordner oder freigegebenes Postfach hinzufügen":
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des freigegebene Postfaches ein:
- Danach sehen Sie das Postfach in Ihrem eigenen Outlook und können auf die E-Mails wie gewohnt zugreifen:
Wenn Sie das Funtionspostfach in Ihrem eigenen Postfach öffnen, wird immer wenn Sie aus diesem Postfach senden, Ihr eigenes Konto verwendet, dadurch ist auch die E-Mail nicht im gesendete Ordner des FUntkionspsotfaches zu finden.
Haben Sie das freigegebene Postfach in Outlook Web Access hinterlegt, wird das beim Login in der Outlook App automatisch hinzugefügt, sie müssen das Konto nicht manuell hinzufügen.
¶ Outlook unter Windows
Das Funktionspostfach wird automatisch hinzugefügt. Wurde das Postfach neu angelegt, muss Outlook einmalig neu gestartet werden.
¶ Outlook unter Android & iOS
Öffnen Sie die Outlook App
| 1. Klicken Sie auf das Einstellungsrad | 2. Wählen Sie Konten | 3. Wählen Sie Konto hinzufügen |
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| 4. Klicken Sie Freigebebenes Postfach hinzufügen | 5. (optional) Wälen Sie Ihren E-Mail-Account | 6. Geben Sie die E-Mail des freigegebenes Postfaches ein |
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Weitere Information erhalten Sie direkt bei Microsoft unter: support.microsoft.com
¶ Outlook unter MacOS
Öffnen Sie die Outlook App
| 1. Klicken Sie auf Outlook -> Einstellungen | 2. Wählen Sie Konten | 3. Wählen Sie Ihr Konto aus |
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| 4. Klicken Sie Stellvertretung & Freigabe | 5. Wählen Sie "Für mich freigegeben" und klicken Sie auf "+" | 6. Suchen und wählen Sie das Postfach und klicken Sie auf hinzufügen |
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¶ Senden im Namen des Postfaches
Damit der Absender einer E-Mail aus dem Funktionspostfach auch als Absender das Funktionspostfach hat, muss je nach verwendeten Client anders gearbeitet werden.
¶ Outlook für Windows / iOS / MacOS / Android
- Outlook für Windows / iOS / MacOS / Android setzt den Absender automatisch auf den des Funktionspsotfaches, wenn man auf E-Mails aus dem Funktionspsotfaches antwortet.
- Möchte man eine neue E-Mail in Outlook für Windows schreiben (also nicht auf eine E-Mail antworten) müssen folgende Schritt vorgenommen werden:
| 1. Klicken Sie auf "Von" und wählen Sie "Weitere E-Mail-Adresse" | 2. Geben Sie die Adresse des Funktionspsotfaches ein und wählen Sie in Senden von Ihr ppersönliches Postfach | 3. Der Absender ist jetzt das Funktionspostfach |
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¶ Outlook im Web (OWA)
Wir empfehlen hier klar nach Option 1 zu gehen, da dies die einfachste und Problemunanfälligste ist.
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Das Funktionspostfach in einem eigenen Fenster öffnen. Dafür normal mit dem eigenen Account anmelden und dann rechts oben auf sein Profil klicken und „Weiteres Postfach öffnen“ wählen. In dem sich dann öffnenden Fenster sieht man alleinig das Postfach des Funktionspostfach. Sendet man aus diesem Fenster, ist der Absender automatisch das Funktionspostfach.
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Man hat das Postfach im selben Tab auf, wie sein eigenes: Hier muss man manuell bei jeder E-Mail, die man aus dem Funktionspostfach sendet, den Absender einstellen (das muss allerdings immer gemacht werden, wenn man eine E-Mail sendet):
¶ Verteiler
Schulen die Teil der MTK-Portal Beta sind, können Vertiler in Form einer Office 365 Gruppe selbständig im Abschnitt "Office 365" -> "Offcice 365 Gruppen" -> "Office 365 Gruppe erstellen" erstellen.
Benötigen Sie Verteiler für Ihre Schule, können wir diese für Sie auf Anfrage durch ein Help Line Ticket anlegen.
Es handelt sich bei allen Verteilern um dynamische Verteilergruppen, die anhand bestimmter Attribute automatisch zugewiesen werden.
Dabei können wir zwischen den folgenden Gruppen unterscheiden bzw. kombinieren.
- Lehrende
- Lernende
- Sekretariat
- Hausmeister
(je nachdem, was an Ihrer Schule eingesetzt wird)
Beispiel: Legen Sie einen neuen Kollegen in school@min an, wird dieser automatisch Mitglied aller Verteiler, in denen sich "Lehrende" befinden.